NORME METODOLOGICE din 8 iulie 2004 privind organizarea şi conducerea evidenţei contabile în partidă simplă de către persoanele fizice care au calitatea de contribuabil în conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal

CAPITOLUL I: Sfera de aplicare

1.Contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente sunt obligaţi, potrivit prevederilor art. 49 alin. (8) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, denumită în continuare lege, să organizeze şi să conducă evidenţa contabilă în partidă simplă.

2.Un contribuabil care obţine venituri dintr-o activitate agricolă, prevăzută la art. 75 din lege, poate opta pentru determinarea venitului net din acea activitate, pe baza datelor din evidenţa contabilă în partidă simplă, potrivit art. 49 din lege.

Prin excepţie de la prevederile art. 66 alin. (1) şi (2) din lege, contribuabilii pot opta pentru determinarea venitului net din cedarea folosinţei bunurilor în sistem real, pe baza datelor din evidenţa contabilă în partidă simplă.

3.1.Contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente, impuşi pe baza normelor de venit, precum şi cei care obţin venituri din drepturi de proprietate intelectuală pot să opteze pentru determinarea venitului net în sistem real, potrivit art. 49 din lege.

3.2.Pentru contribuabilii care îndeplinesc cumulativ condiţiile:

- realizează venituri din activităţi independente numai în baza convenţiei/contractului civil pentru care plătitorul de venit a calculat, reţinut şi virat impozitul reprezentând plăţi anticipate în cota de 10 % asupra venitului brut,

- îşi pot îndeplini obligaţiile declarative direct pe baza documentelor emise de plătitorul de venit,

reglementările privind conducerea evidenţei contabile în partidă simplă sunt opţionale.

Aceşti contribuabili au obligaţia să arhiveze şi să păstreze documentele justificative cel puţin în limita termenului de prescripţie prevăzut de lege.

CAPITOLUL II: Organizarea evidenţei contabile în partidă simplă

(A)Dispoziţii generale

4.Contribuabilii pot utiliza toate formularele prevăzute în prezentele norme metodologice sau numai o parte din acestea, în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate.

5.Pentru determinarea veniturilor, în funcţie de natura activităţii, de frecvenţa încasărilor/plăţilor sau de felul serviciilor prestate, precum şi de alte elemente specifice activităţii desfăşurate, contribuabilii pot utiliza şi alte formulare cu regim special, care au fost aprobate prin ordine ale ministrului finanţelor publice, în baza prevederilor art. 1 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora.

6.În funcţie de necesităţi contribuabilii pot utiliza şi alte formulare stabilite prin norme metodologice de întocmire şi utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiară şi contabilă.

7.Contribuabilii vor folosi şi alte formulare prevăzute în mod expres de acte normative care reglementează activităţi economice specifice (exploatarea masei lemnoase, prestările de servicii cu caracter internaţional, jocurile de noroc etc.).

8.În cazul utilizării modelelor formularelor financiar-contabile comune pe economie, aprobate pentru persoanele juridice, acestea vor fi completate în conformitate cu prezentele norme metodologice. În această situaţie elementele referitoare la conturi, debite, credite, semnăturile de aprobare, avizare, precum şi alte elemente similare nu se completează.

9.În condiţiile utilizării sistemelor informatice financiar-contabile este necesar să fie respectate Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în domeniul financiar-contabil, prevăzute de normele legale.

10.Contribuabilii pot edita formularele cu regim special cu ajutorul tehnicii de calcul, în condiţiile prevăzute la art. 2 din Ordinul ministrului finanţelor nr. 1.177/1998 privind aplicarea prevederilor art. 1 alin. (4) şi (10) paragraful 2 din Hotărârea Guvernului nr. 831/1997.

(B)Norme generale privind documentele justificative şi financiar-contabile

11.Evidenţa contabilă în partidă simplă se va conduce în conformitate cu prezentele norme metodologice.

12.În conformitate cu prevederile legale evidenţa contabilă în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională.

13.Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

14.Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale, prevăzute în structura formularelor aprobate:

- denumirea documentului;

- numele şi prenumele contribuabilului, precum şi adresa completă;

- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);

- conţinutul operaţiunii economico-financiare, iar atunci când este necesar, şi temeiul legal al efectuării ei;

- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;

- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii;

- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor în documente justificative.

15.Documentele care stau la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă pot dobândi calitatea de document justificativ numai în cazurile în care furnizează toate informaţiile prevăzute în normele legale în vigoare.

16.Documentele provenite din relaţiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă numai în cazurile în care se face dovada intrării în patrimoniu a bunurilor respective, prin întocmirea Borderoului de achiziţie (cod 14-4-13) sau a Notei de recepţie şi constatare de diferenţe (cod 14-3-1/A), după caz, şi a plăţii acestora pe bază de Dispoziţie de plată-încasare către casierie (cod 14-4-4).

În cazul în care documentele respective se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de normă de venit, pentru a fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă a contribuabililor prevăzuţi la pct. 1, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii, întocmite în acest scop în conformitate cu reglementările legale în vigoare, şi Dispoziţie de plată-încasare către casierie (cod 14-4-4).

17.Documentele contabile - jurnale, fişe etc. - servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în evidenţa contabilă în partidă simplă a operaţiunilor consemnate în documentele justificative.

18.Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă, la maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, după caz.

19.În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiunii de corectare.

În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv (nu se detaşează), cu excepţia ordinului de deplasare (delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se restituie diferenţa dintre cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.

Contribuabilii au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului: la începutul activităţii; cel puţin o dată pe an; la încetarea activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege.

Inventarierea se face în conformitate cu normele privind organizarea şi efectuarea inventarierii, aprobate prin ordin al ministrului finanţelor publice.

20.Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) şi Registrul-inventar (cod 14-1-2/a) au regim de înregistrare la organele fiscale. Acestea se numerotează, se şnuruiesc şi se parafează înainte de depunerea lor la organele fiscale pentru înregistrare.

Modelele şi normele de întocmire şi de utilizare ale Registrului-jurnal de încasări şi plăţi şi ale Registrului-inventar sunt prezentate la cap. IV.

(C)Reconstituirea documentelor justificative şi financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

21.Operaţiunile privind evidenţa şi gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale şi băneşti şi a altor valori ale contribuabililor se consideră valabile numai dacă sunt justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.

22.În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile şi justificative, contribuabilul va lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de cel mult 30 de zile de la constatare.

23.Contribuabilul care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori financiar-contabile are obligaţia să încheie un proces-verbal care să cuprindă:

- datele de identificare a documentului dispărut;

- numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

- data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Persoana responsabilă este obligată ca o dată cu semnarea procesului-verbal să dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.

Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune sunt încunoştinţate imediat organele de urmărire penală.

24.Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:

- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;

- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;

- copie de pe documentul reconstituit;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- declaraţia persoanei responsabile.

25.În cazul în care documentul dispărut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisă a contribuabilului care a cerut documentul. În acest caz unitatea emitentă va trimite contribuabilului care a primit documentul, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

26.Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea "Reconstituit", cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă. În acest caz vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

27.Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, nu anulează eventualele sancţiuni disciplinare sau penale, însă poate constitui motiv de revizuire a acestora, în condiţiile legii.

Pentru pagubele generate de dispariţia, sustragerea sau distrugerea documentelor se pot stabili răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea şi găsirea acestora.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire.

28.Formularele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, pierdute sau sustrase, se declară nule în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, după sesizarea organelor de drept.

(D)Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative şi financiar-contabile

29.Contribuabilii au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum şi documentele justificative, care stau la baza înregistrării în evidenţa contabilă în partidă simplă.

30.Termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi, a Registrului-inventar, precum şi a documentelor justificative şi financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii anului fiscal în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

31.În cazul încetării activităţii contribuabilului, documentele se predau la arhivele statului în conformitate cu dispoziţiile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, dacă legea nu dispune altfel.

32.Arhivarea documentelor justificative şi financiar-contabile se face, de asemenea, în conformitate cu prevederile legale, cu respectarea următoarelor reguli generale:

- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an fiscal la care se referă acestea;

- dosarele conţinând documente se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul unui registru de evidenţă curentă, în care sunt ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor financiar-contabile intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

NOTA: Acest articol are mai multe pagini, va rugam apasati butonul Inainte de mai jos!